Какие инструменты Excel используются в SEO?

Хорошему SEO-специалисту в своей работе необходимо уметь сортировать и анализировать массивы данных, работать со строками в разных вариантах, агрегировать или разбивать данные, так как дисциплина и организация – это основа его успеха, особенно при работе с сотней или даже тысячей ключевых слов. Со многими задачами легко и просто справляется обычный Microsoft Excel. Таблицы помогают организовать весь объем данных в одном месте, где они всегда под рукой. Рассмотрим некоторые функции Excel, которые будут полезны специалисту.

Работа с таблицами в Excel

Данные в Excel по умолчанию представлены в качестве простого диапазона. Чтобы преобразовать его в рабочую таблицу, нажимаем в меню «Вставка» → «Таблица». Появится окошко Создание таблицы. В ней будет предложен к преобразованию весь массив данных, либо можно задать определенный диапазон, необходимый для работы. После этого будет доступна сортировка и фильтрация по любому из полей.

Использование сортировки и фильтров в Excel

Чтобы применить сортировку или фильтр к определенному столбцу, нажимаем на квадратную кнопку со стрелкой справа от названия колонки. В выпадающем меню можно отсортировать данные по возрастанию/убыванию, найти ячейки, содержащие определенное слово или значение.

Фильтрация помогает быстро формировать выборки по искомому признаку. Отфильтровать данные можно тремя способами:

1. Фильтр по принципу простого поиска
2. Выбор значений, по которым необходимо отфильтровать данные
3. Фильтр по условиям

Разделение по столбцам

Очень полезная функция, позволяющая разбивать различные массивы на составляющие по отдельным столбцам. Можно задавать любой разделитель. К примеру, эта функция позволяет легко и быстро извлечь домены из списка различных URL. Для этого столбец с URL копируем на новый лист, выделяем столбец, кликаем в меню «Данные» → «Текст по столбцам» → «Далее». В появившемся окне ставим галочку напротив «Другой» и в поле ставим /, затем «Готово». Excel разбивает адреса на отдельные столбцы. Далее можно фильтровать и анализировать по разделам.

Условное форматирование в Excel

Эта функция в меню также может нам пригодиться. С помощью нее, к примеру, можно выделить повторяющиеся или уникальные значения в столбце. Для этого кликаем по столбцу, заходим во вкладку «Главная» → «Условное форматирование» → «Правила выделения ячеек»→ «Повторяющиеся значения». В появившемся окошке выбрать повторяющиеся или уникальные значения и каким способом их выделить. Аналогично можно выбрать другое правило или создать свое.

Также можно выделить определенным цветом значения в необходимом диапазоне или ячейки, содержащие какое-либо слово, когда нужно быстро найти и выделить все запросы, в которых содержится заданное слово. Для этого выделяем нужный нам столбец, «Условное форматирование» → «Создать правило»→ «Форматировать только ячейки, которые содержат» и выбрать необходимый диапазон или слово.

• Функция Эксель “Итоговая строка”

Для быстрого подсчета значений в ячейках помогает функция «Итоговая строка», находящаяся во вкладке «Работа с таблицами». Она автоматически посчитает сумму значений. Также можно задать для нее другую функцию.

• Функция Excel “ЕСЛИ”

С помощью функции «ЕСЛИ» мы проверяем, выполнено ли условие. При его выполнении функция возвращает одно значение и другое, если условие не выполнено. Выбираем в меню вкладку «Формулы»→«Логические», в появившемся окне прописываем логическое условие и отображаемые значения, если оно истинно или ложно. Например, это можно использовать при сравнении значений в двух столбцах.

• Математические формулы в Excel: сумма и среднее значение

Чтобы быстро вычислить сумму значений в столбце, выбираем «Формулы» → «Автосумма» и задаем необходимый диапазон.

Для определения среднего значения выделяем ячейку, в которую требуется вывести итоговое вычисленное значение, нажимаем «Формулы» → «Другие функции» → «Статистические», находим функцию «СРЗНАЧ» и вводим диапазон, по которому необходимо вычислить среднее значение. Затем задаем значения, с которыми будет работать функция и нажимаем «OK». Значение вычисляется и вставляется автоматически.

• Быстрое применение формулы на несколько ячеек в Excel

Для того, чтобы это сделать, прописываем какую-либо формулу, а потом просто протягиваем ее вниз. Таким образом, применяем ее ко всем ячейкам. Чтобы протянуть формулу вниз, нужно выделить правый нижний угол строки с уже примененной формулой.

• Копирование числового значения, вычисленного по формуле, на новый лист

Иногда с этим возникают трудности, так как копируется не само значение, а формула, с помощью которой оно было определено. Обычное копирование здесь не подходит. Алгоритм копирования будет выглядеть так:

• выделяем мышкой значения, которые нам необходимо скопировать;
• нажимаем CTRL+C;
• затем выбираем ячейку, начиная с которой планируем осуществить вставку;
• нажимаем правую кнопку мыши;
• выбираем «Специальная вставка»;
• задаем «Вставить значения».

Формат ячеек в Excel

Для корректного отображения некоторых значений иногда нужно применить функцию «Формат ячеек». Для этого выделяем область со значениями, кликаем правой кнопкой мыши, нажимаем «Формат ячеек» и выбираем наиболее подходящий нам формат (числовой, денежный, финансовый, временной, процентный, текстовый и др.) и удобный нам вид отображения этого формата.

• Фиксация положения ячейки в формуле в Excel

Когда необходимо зафиксировать ячейку для какой-либо переменной в формуле, просто вставляем знак доллара в значение вида =С5 на значение =$С$5 в самой формуле. Затем можем продлить формулу для всего столбца или строки, а это значение останется постоянным.

• Объединение содержимого ячеек в Excel

Одна из самых полезных в реальном применении при оптимизации, функция, которая дает возможность соединить воедино то, что содержится в нескольких ячейках в одно значение. Например, это можно использовать при формировании шаблонов для Title. Существует два варианта, чтобы это сделать:

1. набираем в строке формул знак «=», затем пишем «сцепить» и выбираем всплывающую подсказку, которая выводит нужную нам функцию СЦЕПИТЬ (текст1; текст2; …), где мы указываем ячейки для сцепления;
2. используем знак амперсанд &: A1&B1, здесь &сцепить ячейки A1 и B1.

Удаление пробелов

При копировании отдельных кусков или всего текста часто появляются лишние пробелы, которые создают неудобства для дальнейшей работы. Чтобы их удалить и оставить только одинарные между словами, достаточно воспользоваться функцией СЖПРОБЕЛЫ.

Трансформация содержимого строки в прописные или строчные буквы

Для этого проще всего воспользоваться функцией ПРОПИСН или СТРОЧН. Также можно преобразовать первые буквы всех слов строки в прописные. Максимально быстро и просто эту задачу решает функция ПРОПНАЧ.

Удаление дублей в Excel

Функция Удаление дубликатов (вкладка Данные) очищает список от дублированных значений.

Определение длины текста, содержащегося в ячейке

Для этой цели используется функция ДЛСТР, она также является одной из самых важных. Примеров применения этой возможности функции ДЛСТР много, но самое распространённое применение – измерение длины Title.

Microsoft Excel имеет много других функций, которые могут быть полезны SEO-специалисту, их можно найти, осуществляя ввод в строку поиска по функциям первые буквы искомой операции. К ним можно отнести такие функции, как:

• Поиск максимального и минимального значения в колонке.
• Использование логических функций: «И», «ИЛИ», «НЕ».
• Работа со временем и датой, вывод текущей даты по календарю.
• Функция ВПР состыковывает значения из разных таблиц на основании анализа данных в ячейках.
• Функция СЧЁТТЕСЛИ подсчитывает количество ячеек, удовлетворяющих условию.
• Функция СУМЕСЛИ (диапазон;критерий;диапазон_для_сложения).
• Функции ЛЕВСИМВ (текст;количество знаков), ПРАВСИМВ (текст;количество знаков). Возвращают заданное количество знаков слева (или справа). Обычно используют вместе с функцией ПОИСК.

Здесь мы рассмотрели некоторые функции Microsoft Excel, которые могут быть использованы в работе SEO-специалиста для решения различных задач и в итоге сэкономят кучу времени и энергии. Осталось только начать применять новые знания, для оптимизации и ускорения работу. Возможно, сначала это может показаться сложным, но со временем вы поймете, что это достаточно просто. Нет нужно разбираться в Excel, как профессионал. Объем знаний, который вам необходим, это знания, которые используются каждый день.